1. Algemeen
Om als provincie Limburg een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij o.a. met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we je meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.
Door gebruik te maken van onze website en/of diensten, erken je dat je deze privacyverklaring zorgvuldig gelezen hebt en dat je hiermee zonder voorbehoud instemt.
2. Definities
Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand direct of indirect geïdentificeerd kan worden, zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer, IP-adres, ... Alle informatie die rechtstreeks of door te combineren kan leiden tot de identificatie van een persoon valt onder de noemer “persoonsgegevens”.
Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.
De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt.
Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst af als afsprakenkader.
3. Bescherming van persoonsgegevens
We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. We doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.
Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van jouw persoonsgegevens.
Wij bewaren jouw persoonsgegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als overheidsinstantie zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat jouw persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor de beoogde doeleinden, dan worden aan jouw persoonsgegevens pseudoniemen gegeven of geanonimiseerd.
We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Jouw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van jouw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel verplicht om hier vertrouwelijk mee om te gaan.
Wanneer wij verwerkers inschakelen dan leggen wij het afsprakenkader over deze verwerking vast in een verwerkingsovereenkomst. Wanneer wij persoonsgegevens (elektronisch) uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader over deze verwerking vast in een protocol. Dit afsprakenkader heeft onder andere betrekking op de doeleinden en rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens.
4. Wie verwerkt je persoonsgegevens?
De provincie Limburg, dienst Provinciaal Instituut Lommel, Universiteitslaan 1, 3500 Hasselt met ondernemingsnummer 0207.725.203 verwerkt jouw persoonsgegevens.
Als je algemene vragen hebt over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken, kun je contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) of Data Protection Officer (DPO) van de verwerkingsverantwoordelijke via mail (dpo@limburg.be).
5. Wanneer verwerken en verzamelen we je persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij je opvragen door middel van een (online) contact- of invulformulier of in documenten die je bij je formulier moet voegen. Een andere mogelijkheid is dat we jouw persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die erover beschikken. Hiervoor hebben we machtigingen gekregen. Een overzicht van deze machtigingen kun je terug vinden op onze website.
6. Waarvoor verwerken we jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen en gebruiken jouw persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doeleinde voor hebben vastgelegd. De persoonsgegevens die je via deze website verstrekt, verwerken we op basis van de volgende verwerkingsgronden:
om een wettelijke verplichting na te komen
vermeld de wetgeving waarop de verwerking gebaseerd is; omschrijf hier welke persoonsgegevens je voor welk doel verwerkt en de wetgeving die toelaat om deze verwerking te doen
voor de vervulling van een taak van algemeen belang of het openbaar gezag
omschrijf duidelijk het algemeen belang en hoe dit voortvloeit uit één van onze wettelijke taken en welke persoonsgegevens je hiervoor verwerkt.
wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven
bijvoorbeeld: het versturen van nieuwsbrieven, het publiceren van gericht beeldmateriaal, verwerken van je aanvraag voor … via ons online invulformulier of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.
voor de uitvoering van een overeenkomst met jou
Bijvoorbeeld: wanneer je je inschrijft voor een culturele of sportactiviteit die het provinciebestuur organiseert, of wanneer je iets leent bij de provinciale uitleendienst.
7. Delen we je persoonsgegevens mee aan anderen?
Wij delen jouw gegevens niet mee aan derden, tenzij in de volgende gevallen:
het noodzakelijk is voor het bereiken van de eerder vermelde doelstellingen (zie “waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens”)
je ons hiervoor de toestemming geeft
we wettelijk verplicht zijn om dit te doen
ze worden opgevraagd in het kader van een gerechterlijk onderzoek.
Als lokale overheid geven we jouw persoonsgegevens soms door aan andere overheden wanneer we hiertoe verplicht zijn. Omgekeerd vragen wij ook jouw persoonsgegevens op bij andere overheidsinstanties, in het bijzonder bij het gebruik van authentieke gegevensbronnen. Deze uitwisseling van gegevens is wettelijk geregeld of mogen we doen op basis van machtigingen of protocollen. Onze machtigingen en protocollen kun je raadplegen op de website van de Vlaamse Toezichtcommissie.
Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier een beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) dan mogen zij jouw persoonsgegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader en na naleving van de bepalingen van de AVG. Hiervoor hebben we met deze externe bedrijven de noodzakelijke verwerkersovereenkomsten afgesloten.
8. Wat zijn je rechten?
Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) heb je het recht om inzage te vragen in jouw eigen persoonsgegevens. Je kunt de persoonsgegevens opvragen, inkijken en zo nodig laten corrigeren. In bepaalde gevallen en indien daarvoor goede redenen zijn, kun je vragen om jouw persoonsgegevens te wissen.
Je hebt ook het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Je kunt deze rechten uitoefenen
via mail naar griffie@limburg.be
per brief naar Griffie, provincie Limburg, Universiteitslaan 1, B-3500 Hasselt
We vragen om steeds een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart als bijlage mee te sturen.
Je hebt ten slotte het recht om klacht in te dienen tegen of over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Voor meer informatie kun je bij de Vlaamse Toezichtscommissie of de Gegevensbeschermingsautoriteit terecht.
9. Wijzigingen
De provincie Limburg behoudt zich het recht voor om op ieder ogenblik wijzigingen aan te brengen in haar privacybeleid. Door deze website te gebruiken, aanvaard je alle voorwaarden van het privacybeleid zoals bepaald op het moment van gebruik. Bij elke toegang tot de website van de provincie Limburg, nadat het privacybeleid werd gewijzigd, word je geacht kennis genomen te hebben van de wijzigingen en ze te aanvaarden.
10. Speciale verwerkingen
Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kun je je rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.
10.1 BEELDMATERIAAL
Bij de activiteiten die wij organiseren maken wij vaak foto's en video's. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor het provinciebestuur en zijn activiteiten, onder andere in op onze website, infobrochures en op onze sociale mediakanalen. Wij respecteren je recht op afbeelding en engageren ons om je bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt.
Onze fotograaf beperkt zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto's en sfeerbeelden. Dit soort beeldmateriaal zijn geen persoonsgegevens en wij gaan dan ook uit van je impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie ervan.
Soms zal onze fotograaf ook foto’s of video’s maken waarop personen identificeerbaar zijn. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij altijd je expliciete toestemming vragen. Dit geldt ook voor kinderen jongeren dan 16 jaar. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf je aanspreken. Je kunt de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.
10.2 SOCIALE MEDIA (INDIEN VAN TOEPASSING)
De provincie Limburg maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar inwoners. De provincie Limburg is daarbij ook actief op socialemediaplatformen, namelijk Facebook, Youtube en Instagram.
Indien je via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden jouw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om je verder te helpen of aan je verzoek gevolg te geven. Na afhandeling van je verzoek verwijderen we deze berichten binnen de 48 uur.
Indien je reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang je ze zelf niet verwijdert.
Jouw persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het socialemediaplatform in kwestie. De provincie Limburg heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van jouw persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de socialemediaplatformen van toepassing.
10.3 COOKIES EN TRACKING
Wij maken op onze website en in onze onlinediensten gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vindt je hierover alle informatie. In de cookie-instellingen kan je per type cookie toestemming geven of weigeren.
10.4 PROFILERING EN/OF DATA MINING
Wij maken gebruik van profilering voor het optimaliseren van onze websites, het afstemmen van onze pagina's op uw noden en online adverteren.
10.5 CAMERATOEZICHT (INDIEN VAN TOEPASSING)
Als openbare overheid voorzien wij camerabewaking op het openbare domein en in onze gebouwen. Deze bewakingscamera’s hebben als doel om provinciale eigendommen te beschermen, overlast aan te pakken en de openbare orde te handhaven.
De aanwezigheid van bewakingscamera’s wordt steeds gesignaleerd met pictogrammen. Indien je je begeeft op een locatie waar er bewakingscamera’s aanwezig zijn, bestaat de kans dat je wordt gefilmd. Daarbij verwerken we dan ook je persoonsgegevens.
Enkel geautoriseerde personen krijgen toegang tot de opgenomen beelden. De beelden worden <automatisch> gewist na één maand indien de beelden geen bijdrage leveren tot het bewijzen van een misdrijf, schade, overlast of een verstoring van de openbare orde. Indien dat wel het geval is kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek. De beelden kunnen in dat geval ook overgedragen worden aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.
10.6 OVERZICHT MACHTIGINGEN EN PROTOCOLLEN
Betreft: mededeling van persoonsgegevens van landbouwers door het Agentschap voor Landbouw en Visserij (ALV) aan de diensten Landbouw en de leden van de deputaties van de Vlaamse provincies in het kader van de opmaak van het provinciaal ruimtelijk uitvoeringsplan (RUP), advisering van het gewestelijk RUP, advisering en goedkeuring van het gemeentelijk RUP, behandeling van bouwberoepen en behandeling van milieuvergunningsaanvragen en beroepen en in het kader van het provinciale landbouwbeleid (VTC49/2014)
Betreft: mededeling van persoonsgegevens van landbouwers door het Departement voor Landbouw en Visserij (Departement LV) aan de dienst Water en Domeinen van de provincie Limburg voor de taken van de erosiecoördinator, gewijzigd bij beraadslaging VTC 32/2016 van 14 september 2016. (VTC 17/2014)
Betreft: aanvraag tot machtiging voor het meedelen van persoonsgegevens door de entiteiten van de Vlaamse overheid aan het Rekenhof in het kader van zijn auditopdrachten. (VTC36/2014)
Betreft: aanvraag tot machtiging voor het meedelen persoonsgegevens van leerlingen uit de databank secundair onderwijs (DISCIMUS) door het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) aan de Centra voor Leerlingenbegeleiding (CLB), Afdeling Basisonderwijs, DKO en CLB- scholen en leerlingen van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) in het kader van de uitwisseling van problematische afwezigheden. (VTC5/2016)
Betreft: aanvraag tot een tweede verlenging van de machtiging VTC28/2012 voor het meedelen van persoonsgegevens van leerlingen en studenten door het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen (AHOVOS) en het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) aan de provinciale steunpunten Sociale Planning. (VTC34/2015)
Betreft: aanvraag tot machtiging voor het meedelen van persoonsgegevens van landbouwers door de Vlaamse Landmaatschappij (VLM) aan de diensten Landbouw en de leden van de deputaties van de Vlaamse provincies voor de opmaak van het provinciaal ruimtelijk uitvoeringsplan (RUP), advisering van het gewestelijk RUP, schorsing van het gemeentelijk RUP en in het kader het provinciale landbouwbeleid. (VTC38/2014)
Machtigingsaanvraag van de Vereniging van Vlaamse Provincies om via elektronische weg de persoonsgegevens te ontvangen van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (“AAPD”) en dit met het oog op de toepassing door de Vlaamse provincies van diverse bepalingen in de Vlaamse reglementering. (AF-MA-2018-023)